De kracht van KWS
Het tenderproces bij KWS is steeds beter georganiseerd. ‘We houden elkaar scherp’, bevestigt Ruben. ‘Er is ruimte voor reflectie. Wat ging goed, wat kan beter? We willen het tenderproces naar een 2.0 versie tillen. Met AI voor contractanalyses en betere, slimmere processen.’ Maar wat overeind blijft: het draait altijd om mensen. Tenderen draait om samenwerken, vooruitdenken en vertrouwen winnen. ‘Je zet eigenlijk een tijdelijk bedrijf van veertig man op waarin iedereen meteen vanaf het eerste moment het doel helder moet hebben.’ De grote kracht van KWS hierin is de regionale aanwezigheid en het lokale partnerschap, vinden de mannen. ‘We spreken de taal van het gebied.’ Als uiteindelijk alle stukken kloppen, de puzzel past en de klant voor KWS kiest, is dat de ultieme beloning voor maanden hard werk. ‘Daar doen we het met z’n allen voor!’

Samenwerking is de sleutel
Een succesvolle tender draait om de inhoud, maar óók om de relatie met partners, de opdrachtgever en het team. ‘Waterbouw is bij uitstek een samenspel’, ervaart Juliën. ‘Natuurontwikkeling, logistiek, ontwerp, techniek, duurzaamheid, omgevingsmanagement… Alles hangt met elkaar samen.’ Die samenwerking begint al op strategisch niveau. Soms wordt een dijkversterkingsproject namelijk gecombineerd met gebiedsontwikkeling. ‘Vaak hebben we dan te maken met gescheiden budgetten die absoluut niet gecombineerd mogen worden. Dan moet je partners kiezen die dat snappen. En zorgen dat je samen een integraal beeld hebt van de opgave.’ Binnen het team zoekt KWS daarom naar meer stabiliteit. De ambitie: een vast tenderteam voor waterbouw. ‘Met meer technische volwassenheid, meer realisatiekennis en meer consistentie’, verwacht Juliën. ‘Nu stroomt kennis soms weg naar andere regio’s of projecten.’

Slimme keuzes in het voortraject
Bij Gijs begint het werk zodra de eerste ontwerpen en eisen binnenkomen. Daarbij let hij met name op de specials. Maatwerklocaties waar de standaardoplossingen niet volstaan. ‘Bijvoorbeeld een plek waar een huis in de dijk staat, of waar aansluiting op een spoor of andere vorm van infrastructuur nodig is. Daar ligt voor ons de uitdaging.’ Daarnaast checkt het team ook het ontwerp van de klant zelf. ‘We controleren de logica van het ontwerp. Volgen we hun redenatie? Soms is er wel nagedacht over de eindsituatie, maar passen de tijdelijke constructies die nodig zijn voor de realisatie niet in het ruimtebeslag. Dat is in praktijk dus niet uitvoerbaar. Het liefst signaleren we dat in een vroeg stadium. Bijvoorbeeld al tijdens een marktconsultatie voorafgaand aan de aanbesteding.’ Die momenten zijn cruciaal om als aannemer inbreng te leveren, maar ook om te zaaien voor een latere samenwerking.

‘Kindje’ toevertrouwen
In de volgende fase gaat het tenderteam pas écht met de aanbieding aan de slag. ‘De drie pijlers van waterbouwtenders zijn: technische overtuiging, reële kostenbeheersing en vertrouwen in de samenwerking’, doceert Ruben. De multidisciplinaire opbouw van het tenderteam draagt bij die pijlers. ‘Bij een grote tender zijn we met zo’n veertig mensen, waarvan twintig op ontwerp’, vertelt Gijs. Het team werkt volgens de structuur van Integraal ProjectManagement (IPM) en onderscheidt hierin vijf verschillende rollen: projectmanagement, procesbeheersing, omgevingsmanagement, technisch management en contractmanagement. Elk van die rollen kent een counterpart bij de opdrachtgever. Gijs: ‘Het liefst spiegelen we ons team aan dat van de klant. Zij hebben een IPM-team, wij ook. Dat zorgt voor directe lijnen, helderheid en onderling vertrouwen. Uiteindelijk gaat het erom dat zij hun dijk, hun ‘kindje’, aan ons toevertrouwen.’

Prekwalificatie
In de selectiefase bepaalt de opdrachtgever vervolgens wie er in mag schrijven op een aanbesteding. ‘Aantoonbare, recente ervaring wordt daarin steeds belangrijker’, stelt Juliën. ‘Een voorbeeld: referentieprojecten waarin je twee kilometer damwand hebt geplaatst.’ En daar zit meteen de uitdaging: vaak is die ervaring wel aanwezig, maar projecten mogen alleen als referentie gebruikt worden als ze zijn afgerond. Juliën: ‘We moeten een proces-verbaal van oplevering én tevredenheidsverklaring van de opdrachtgever kunnen overleggen. Aangezien dergelijke projecten vaak vele jaren lopen, is het niet altijd eenvoudig een recente referentie te vinden.’ Om dit proces efficiënter in te richten, heeft KWS dan ook een eigen prekwalificatie-desk opgericht. Hier worden alle projecten inclusief alle specifieke werkzaamheden vastgelegd.

Eerste idee
Waterbouwprojecten kennen een lange voorbereiding. ‘Het begint met een eerste idee of plan van de opdrachtgever’, legt Ruben uit. Rijkswaterstaat en de Waterschappen hinten vaak al vroegtijdig dat er een aanbesteding aankomt. En zeker vanuit het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP) worden projecten al ver van tevoren aangekondigd. ‘Daar moeten we dan meteen op voorsorteren.’ In deze zogenaamde kwartiermakersfase analyseren de leden van het team de eerste signalen, tasten ze de verwachtingen af en maken ze strategische keuzes. Ruben: ‘Wat is de kern van de opgave, wat zijn de doelstellingen van de klant, welke partijen zijn betrokken en met welke partners willen we eventueel inschrijven? Dit moeten we al duidelijk in kaart hebben voordat de tender begint. Anders lopen we achter de feiten aan.‘

Tenders en aanbestedingen stoffig en saai? Dat imago helpen we graag de wereld uit! Bij KWS gaat achter elke aanbesteding een wereld schuil aan technische kennis, strategische keuzes, gebiedskennis en teamwork. Zeker als het gaat om waterbouwprojecten. Een markt waarin KWS graag wil groeien en waar het tenderteam dus een sleutelrol in speelt.

Het is een oer-Hollands decor: groene velden, het water van de Lek en dijken die dat water in goede banen leiden. Natuurlijk zitten de collega’s van het tenderteam doorgaans op kantoor, maar dit is wel waar ze het voor doen: projecten binnenhalen die bijdragen aan de waterveiligheid van Nederland. De sfeer is ontspannen. Tendermanagers Juliën van Riet en Ruben Olthof proberen ontwerpleider Gijs Ferwerda aan het lachen te krijgen voor de foto. De onderlinge verstandhouding is goed. Dat blijkt ook uit de manier waarop de mannen elkaar aanvullen in het gesprek over het aanbestedingsproces. ‘Het is een vakgebied waar meer achter zit dan veel mensen denken’, zeggen ze eensgezind. ‘Tenderen is topsport!’